Microsoft Teamsin tietosuojaseloste
Microsoft Teams
Microsoft Teams on viestintä- ja yhteistyöalusta. Teams on osa Microsoftin tuottamaa pilvipalvelukokonaisuutta. Seinäjoen ammattikorkeakoulu ja Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Sedu (myöhemmin SeAMK ja Sedu) käyttävät Teamsia muun muassa kokousten, koulutusten ja verkkoseminaarien järjestämisessä sekä tarvittaessa rekrytointien yhteydessä.
Rekisterinpitäjät
Teamsin osalta yhteisrekisterinpitäjiä ovat Seinäjoen Ammattikorkeakoulu ja Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Sedu, jotka yhdessä määrittelevät, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään.
Rekisteristä vastaavat henkilöt
Panu Savolainen (SeAMK)
Mikko Kuja-Lipasti (Sedu)
Yhteishenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa
Tietosuojavastaava SeAMK
Tietosuojavastaava Sedu
Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?
SeAMK ja Sedu käsittelee henkilötietoja Teamsin yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta), kuten sidosryhmäyhteistyön tarkoituksia varten. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi SeAMK ja Sedu lakisääteiset tehtävät, joihin kuuluu muun muassa koulutuksen järjestäminen opiskelijoille ja muulle henkilöstölle.
Microsoftin henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta lisätietoja löydät täältä.
Mitä henkilötietoja kerätään?
Rekisteröityjä ovat SeAMK ja Sedu opiskelijoiden ja henkilökunnan lisäksi ne muuhun sidosryhmään kuuluvat henkilöt, jotka osallistuvat SeAMKin tai Sedun Teamsillä järjestämään koulutukseen tai kokoukseen. Rekisteröityjä voivat olla myös SeAMKin tai Sedun työnhakijat.
Lähtökohtaisesti Teamsissa pidettäviä kokouksia ja koulutuksia ei tallenneta. Mikäli kokous tai koulutus tallennetaan, siitä informoidaan etukäteen. Samassa yhteydessä kerrotaan tallenteen käyttötarkoituksesta, säilytysajasta sekä suojauksesta. Huomaat kokousikkunan yläreunassa olevasta tekstistä, jos tallentaminen on käynnissä. Tallenteelle tulee mahdollinen profiilikuvasi, videokuva, jos pidät kameraasi auki, ääni, jos käytät puheenvuoron, chat-palstalle kirjoitetut kommentit sekä IP-osoitteesi.
Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?
Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Myös muut kokoukseen tai koulutukseen osallistuvat näkevät henkilötietosi Teamsissa.
Jos kokous tai koulutus tallennetaan, kerrotaan tallenteen edelleen jakamisesta ennen kuin tallentaminen aloitetaan.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja tallentuu Teamsiin, kun liityt kokoukseen. Käyttäjän palveluun lähettämät viestit ja muut tiedot säilyvät, kunnes pääkäyttäjä tai käyttäjä itse ne poistaa. SeAMKin ja Sedun henkilöstöä on ohjeistettu poistamaan tarpeettomat henkilötiedot Teamsista. Voit lisäksi pyytää poistamaan viestisi tai henkilötietosi ottamalla yhteyttä SeAMK tai Sedun kirjaamoon, josta pyyntösi toimitetaan edelleen.
Miten tietoja suojataan?
Microsoft on kansainvälinen toimija, minkä vuoksi henkilötietojen suoja ei Teamsia käytettäessä välttämättä kaikilta osin toteudu Suomen ja EU:n lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Tämän vuoksi Teamsissa ei tule keskustella, kirjoittaa tai esittää kenenkään ihmisen (esim. asiakkaan) yksityiselämään liittyviä, salassa pidettäviä tai turvallisuusluokiteltuja asioita.
SeAMK ja Sedu ovat yksityiskohtaisesti ohjeistaneet omaa henkilökuntaansa Teamsin käytöstä määrittämällä muun muassa sen:
- Mihin Teamsia saa käyttää?
- Mitä tietotyyppejä Teamsissa saa käsitellä ja mitä ei?
- Miten henkilötietoja saa käsitellä Teamsissa ja miten ei?
Millaisia oikeuksia Teams kokoukseen, koulutukseen tai verkkoseminaariin osallistuvalla on?
Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. SeAMK ja Sedu käsittelevät Teamsin yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdat a ja e-alakohdat).
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista:
