Tiedostojen jakaminen (esim. OneDrivesta)
Microsoft 365 -pilvipalvelu tekee tiedostojen jakamisesta entistä helpompaa
Microsoftin tiedostojen tallennukseen ja jakamiseen tarkoitetut tuotteet (OneDrive, Outlook, SharePoint ja Microsoft Teams) on kehitetty auttamaan sinua tiedostojen tallentamisessa, käyttämisessä, yhteismuokkauksessa ja päivittämisessä olinpaikastasi riippumatta sekä tiedostojen jakamisessa vaivattomasti organisaation sisällä ja sen ulkopuolella.
Muista tietosuoja-ohjeistus!
SeAMKin ja Sedun tietosuojaohjeistus kieltää henkilötunnuksia sisältävien dokumenttien tallentamisen pilvipalveluihin (ml. Microsoft 365) sekä niiden jakamisen pilvipalveluiden kautta.
Dokumentit, joissa on vain esim. henkilöiden nimet, osoitteet ja sähköpostiosoitteet eivät aiheuta korkeaa tietoturvariskiä, joten niiden tallentaminen pilvipalveluihin ei ole täysin kiellettyä, mutta ei suositeltavaa. Jos dokumentissa on mainittu myös HETU eli henkilötunnus, se aiheuttaa jo erittäin korkean riskin henkilöiden oikeuksille ja voi mahdollistaa mm. identiteettivarkauden. Tällaisten dokumenttien tallentaminen pilvipalveluihin on SeAMKissa ja Sedussa kielletty. Henkilötunnuksia käsittelevät henkilöt vastaavat käsittelemiensä tietojen säilyttämisestä.
Mikäli olet tallentanut henkilötunnuksia sisältäviä dokumentteja erilaisiin pilvipalveluihin, esim. OneDrive, Teams, SharePoint tai Google, poista ne niistä välittömästi.
Mikäli et tarvitse työtehtävässäsi tiedostoja, joissa on myös henkilötunnuksia, poista ne kokonaan, äläkä säilytä niitä kauempaa kuin työtehtäväsi sitä vaatii. Muussa tapauksessa tallenna henkilötunnuksia sisältävät dokumentit joko omalle verkkolevyasemallesi tai muulle jaetulle sisäiselle verkkolevylle, jonne vain sinulla itselläsi tai jollain tietyllä rajatulla ryhmällä on pääsy.
Mikäli sinulla on kysyttävää tietynlaisten tiedostojen jakamisesta erilaisille kohderyhmille SeAMKin ja Sedun sisällä tai sen ulkopuolelle, niin ota yhteyttä Jelppariin.
Tutustu alla tarkemmin SeAMKin ja Sedun tiedostojen jakamisohjeisiin sekä tietoturvaohjeisiin!
Linkit vievät SeAMKin ja Sedun intranet-sivustoille.
Pikaohje tiedostojen jakamiseen OneDrivesta
OneDriven käyttöä suositellaan omien henkilökohtaisten tiedostojen (dokumentit, kuvat, videot) tallentamiseen ja jakamiseen verkkolevyaseman sijaan.
OneDriven jakamisasetuksissa säädellään sitä, kuka jakamasi tiedoston näkee. Vaihtoehdot ovat:
- Kaikkien kanssa (= henkilö (oman organisaation sisällä tai sen ulkopuolella), jolla on jakamasi tiedostolinkki käytössään, näkee tiedoston. Huom. myös muut kuin se henkilö, jolle tiedostolinkki on lähetetty esim. sähköpostilla.) Jos käytät tätä jakamistapaa, on suositeltavaa lisätä linkin vanhenemisaika ja salasana. Tätä jakamistapaa suositellaan ainoastaan, jos vastaanottajalla ei ole Microsoft-tiliä.
- Yrityksen Epedu O365 henkilöt, joilla on linkki, voivat tarkastella (= kaikki SeAMKin ja Sedun tunnukset omaavat näkevät tiedoston). Tämä on oletusasetus.
- Käyttäjät, joilla on jo käyttöoikeus (= ainoastaan sinä itse näet tiedoston), näkevät tiedoston.
- Valitsemasi henkilöt (= henkilö, jonka sähköpostiosoitteeseen lähetät tiedostolinkin), näkevät tiedoston.
Tiettyjen jakamisvaihtoehtojen kohdalla voit määrittää myös sallitaanko dokumenttien muokkaaminen.
