Huoneen varaaminen Outlookissa

Voit varata Outlookissa kokouskutsua tehdessäsi jonkin kokoustilan. Vaihtoehtoisesti voit myös varata kokouksen myös suoraan huoneen kalenterista.

Huoneen varaaminen omasta kalenterista

1. Avaa Outlookin kalenteri. Luo uusi kokous joko yläpalkista tai klikkaamalla sitä ajankohtaa kalenteristasi jolloin haluat pitää kokouksen.

2. Avautuvasta ikkunasta voit kutsua kokouksen vastaanottajat, kirjoittaa kokouksen aiheen ja täyttää ja tarkistaa ajan sekä päivämäärän. Tämän jälkeen haetaan kokoustila klikkaamalla Huoneenhaku -painiketta tai Sijainti -painiketta.

3. Näet vapaat tilat Huoneenhaku -painikkeet kautta ajankohdallesi, Sijainti -painikkeen kautta näet kaikki mahdolliset tilat.

4. Kun olet valinnut tilan, se näkyy sekä sijainnissa että kokouksen vastaanottajissa. Kun lähetät kokouspyynnön, se näkyy myös tilan kalenterissa.

Huoneen varaaminen huoneen kalenterista

1. Avaa Outlook. Klikkaa Kalenteri-näkymässä Avaa kalenteri. Avautuvasta listasta valitse Huoneluettelosta..

2. Avautuneesta ikkunasta etsi haluamasi neuvotteluhuone tai muu tila ja tuplaklikkaa hiirellä tilaa, jotta se siirtyy alas kohtaan Huoneet -> ja tämän jälkeen klikkaa OK.

3. Valitsemasi huonekalenteri aukeaa oman kalenterisi rinnalle. Varauksen voi tehdä klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella haluamasi päivämäärän kohdalta.

4. Avautuvasta listasta valitse Uusi tapaaminen. Aukeavaan ikkunaan täytä tiedot normaalisti ja halutessasi voit Sijainti –kenttään kirjoittaa missä
tilassa kokous pidetään, mutta oletuksena se tulee näkyviin kutsussa Järjestäjä –nimenä.

5. Kun tiedot ja kokouksen vastaanottajat on valittu, klikkaa Lähetä jolloin kokouskutsu lähtee valitsemillesi vastaanottajille. Avatut huonekalenterit tallentuvat Huoneet -listaan, joka löytyy oletuksena Outlookin Kalenteri –näkymästä vasemmasta alareunasta skrollaamalla.